访客座位应让来访者容易找到并坐下，同时不妨碍主要通行、员工起身和门扇开启。先判断访客通常从哪个方向进入、需要停留多久，以及是否需要交流或查看文件，再确定座位朝向和数量。
在平面图上标出办公桌、员工椅、访客椅、门和通道，现场模拟访客进入、落座和离开的路线。检查拉出访客椅后是否挡住办公人员的椅子或常用通路，也要考虑旁边柜门能否正常打开。
空间紧张时，可选择容易移动或收纳的座椅，但仍要确认收纳位置不会变成新的阻挡。访客需要填写资料或查看屏幕时，桌面和屏幕角度也应考虑隐私与操作便利，不要让访客座位挤占员工日常工作区。
最终位置应结合现场适用的通行和无障碍要求核实，不能套用一个通用距离。布置后请员工和访客实际走一遍，发现需要侧身、绕行或频繁挪椅时及时调整，并在房间变更后重新检查。
也要避免访客座椅正对屏幕敏感内容。