会议椅摆放要兼顾就座、起身、会议桌使用和房间进出。先标出门的位置、桌角、主要通道和常用设备，再规划椅子朝向与间隔。椅子推入桌下时应不妨碍使用，拉出后也不应堵住门口或通道。
现场模拟参会者从入口进入、找到座位、离席和走向显示屏的路线。留意桌角是否处于转身或经过的位置，椅子拉出后是否与邻座碰撞。若出现冲突，可调整桌椅朝向、减少临时座位或重新安排房间布局。
椅子需要移动时，地面状况和椅脚类型也会影响实际使用。按产品说明检查适用地面和维护方式；不要自行改装椅脚或添加不匹配的配件。需要无障碍通行时，应按现场适用要求核验路线和空间。
会议室设备、白板或临时茶水桌也会改变路线，因此布置时应把常用物品一并纳入。定期检查椅子是否松动或损坏，发现问题后按管理流程处理。更换桌型或增减座位后，重新进行通行测试。
同时检查门完全开启时是否碰到座椅。