活动柜放在桌旁可以就近存取文件，但柜体深度、抽屉开启和椅子移动会互相影响。先记录桌面、柜体和椅子的现状，确定活动柜是每天取用还是偶尔使用，再选择靠近但不妨碍操作的位置。
将柜子放到计划位置后，模拟坐下、拉椅、打开抽屉、取文件和起身。观察抽屉是否碰到椅子或桌腿，椅子是否因此无法靠近桌面。柜体移动时也要查看轮子和地面是否适配，并遵循产品说明。
若空间冲突，可把低频文件放到较远的储物区，或改变柜子方向和工位布局。抽屉开启范围、桌脚形状和走道都需纳入判断；具体尺寸以现场测量为准，未知情况先记录并请供应方确认。
确定位置后给柜体标注归属或用途，避免被临时堆物占用通道。定期清理不再使用的文件，减少抽屉过满和频繁翻找。桌椅移动或增添设备后重新检查路线，不要把“活动柜可移动”当作随时移动都安全方便的保证。
先清空柜体再移动，避免物品掉落。