固定工位围绕相对稳定的使用者和任务配置，共享工位则要让不同使用者方便调整、清洁和交接。先了解员工到办公室的频率、工作类型、设备需求和是否经常携带个人物品，再决定哪些座位固定、哪些适合共享。
固定座位可依据实际任务安排桌面、显示器、收纳和个人用品空间；避免配置与岗位无关的设备。共享座位应检查桌椅调节是否直观、不同使用者能否快速恢复适合自己的设置，并明确键盘、电话等共用物品的归位方式。
共享区域要有清晰的预约或使用规则、清洁流程和问题反馈渠道。个人文件或用品需要集中存放时，先核实储物需求和管理方式。不要默认每位员工都能适应相同桌椅配置，必要时保留可调整设备或专用工位。
试行布局后观察哪些工位经常闲置、哪些时段不足，以及员工是否因设备或收纳不便而避用。依据实际使用记录调整比例，不单看座位总数。人员、设备或办公方式改变时重新核对家具配置和管理流程。
使用规则应让临时来访员工也能理解。