在后疫情时代，办公空间的设计和管理正经历根本性转变，重点在于如何打造一个促进员工健康和福祉的场所。这需要从物理空间设计和组织政策两个层面进行考量。
办公空间设计方面，需要解决开放式与封闭式办公室的优劣势，并关注声学隐私和空间布局。一个有效的办公空间应能控制噪音，并提供不同程度的隐私，既有开放且引人入胜的协作空间，也有真正私密的独立空间。这有助于员工在一天结束时感到更愉悦。此外，通风和空气流通系统的重要性在疫情期间被重新认识，租户和房地产经纪人对新风、空气流动和机械系统等技术细节的关注度提高。流线设计（Circulation Factor），即空间中用于人员通行的比例，也应被重新审视。健康的办公模式应将走廊等通道视为工作环境的重要组成部分，它们不仅能保证安全舒适的通行，甚至可以作为临时的办公区域。
在日益不确定的环境中，为员工提供工作中的掌控感至关重要。这包括灵活调整工作状态（如从专注工作转向团队协作）、方便的休息和社交空间，以及快速切换到全球视频会议的能力。员工的掌控感和内心的平静直接关系到其心理健康。因此，构建能够提供灵活性和控制力的系统是健康工作场所的基础。例如，提供独立的冷暖控制、易于移动和重新配置的家具、可快速转换的开放与封闭空间，以及直观的技术连接，都能创造一个真正灵活且可控的环境。自然元素的融入也是关键，例如通过优化建筑周边的绿化和景观设计，让更多工位能够享受自然光照和户外视野。阳台、户外广场、屋顶花园等都可以成为增强工作体验的辅助空间。
为了吸引员工回归办公室，工作场所需要提供比居家办公更多的便利、技术和灵活性。一个精心设计的办公空间能够营造积极的员工体验，为建立敬业的员工队伍奠定基础，从而推动组织的蓬勃发展。
在政策层面，成功的组织正在尝试以个体选择为核心的混合办公模式，允许员工自主决定工作地点和时间。员工的心理健康与身体健康同等重要，工作环境的选择对满意度有显著影响。灵活的工作政策、对“在岗主义”（presenteeism）的反思，以及对传统规范的调整，将有助于构建一个既能推动组织发展、实现业务目标，又能满足个体需求的混合工作环境。
建立“集体归属感”是许多成功组织的核心。公司可以通过弘扬企业精神、使命或推广一种文化来增强员工的连接感和自豪感，这有助于对抗疫情带来的孤独感。随着居家办公常态化，组织需要确保居家办公的条件能够匹配办公室的效率。这意味着组织可能需要投资于员工的家庭办公设备，如显示器、摄像头和更优的照明，以支持高效的远程工作。
混合工作模式也改变了会议和协作的模式。过去那种一人“连线”却在会议室中被边缘化的场景，已被所有人都能平等参与的模式所取代。技术的快速进步和协作协议的演变，让身处不同地点的员工都能感受到自己是会议的重要一员，其声音受到重视。
为了支持这种灵活的混合工作环境，管理集体日程安排变得尤为重要。随着灵活工作时间的推广，“在岗主义”已被摒弃。为了弥合差距并支持更多灵活性，可以制定双方同意的聚集时间和协议，例如核心工作时间（core hours），或调整工作周（如部分员工每周固定几天到岗），甚至转向四天工作制。这些措施将工作时间和地点的控制权部分归还给员工，强化了个人灵活性以及雇主对员工心理健康和福祉的关怀。
在带薪休假政策方面，病假政策受到了前所未有的审视。有限的病假制度已无法跟上疫情对个人和家庭的影响。高传染性的疾病要求即使无症状者也需隔离。带病上班的行为已不再被接受，同事的咳嗽或喷嚏都可能引起担忧。公司越来越鼓励员工在出现任何疾病迹象时居家办公。通过拥抱混合办公和远程协议，无论是在办公室还是通过视频会议，员工都能更健康。
最终目标是让员工在离开办公室时比来时更健康。除了提供健身设施和更健康的餐饮选择外，还需要关注基础性的健康促进措施。
常见问题
问：在设计办公空间时，如何平衡开放式协作区和私人专注区？
答：有效的办公空间应同时提供这两种区域。开放式协作区可以通过声学设计来控制噪音，并创造一种无需实体墙的隐私感。私人专注区则需要实体墙、天花板、门和玻璃来确保完全的隔音和私密性。这种组合能够满足员工在不同工作场景下的需求。
问：如何通过政策支持员工的居家办公？
答：组织可以通过投资员工的家庭办公设备，如提供更好的显示器、摄像头和照明，以及确保良好的网络连接来支持居家办公。同时，制定灵活的工作时间政策，如核心工作时间或调整工作周，也能增强员工的掌控感和满意度。
问：在混合办公模式下，如何确保所有员工都能平等参与会议？
答：通过改进会议技术，如确保所有参会者都能清晰地看到和听到彼此，并制定关于会议礼仪和信息共享的协议。这有助于让身处不同地点的员工都感觉自己是会议的重要一员，其意见受到重视。
问：关于病假政策，有哪些新的考量？
答：鉴于疫情的传染性，传统的有限病假制度已不适应。组织应鼓励员工在出现任何疾病迹象时居家办公，并可能需要调整病假政策以更好地应对传染性疾病的传播，同时通过拥抱混合办公和远程协议来保障员工健康。
资料来源：Work Design Magazine workplace design；原文：https://www.workdesign.com/2022/01/workplace-design-and-policy-impacts-on-physical-and-mental-health/；原资料标注日期：2022-01-27T20:18:36+00:00。本文为资料译编。